Kit onboarding: dicas para produzir o da sua empresa

Vivemos em um momento que se torna cada vez mais importante trabalhar a experiência dos colaboradores em todos os processos de gestão de pessoas.

E no onboarding, sem dúvida, não é diferente.

Após todo o esforço de uma estratégia de atração e seleção, chegou o momento de preparar os detalhes para a chegada da nova pessoa colaboradora.

E o primeiro dia em uma nova empresa é rodeado de expectativas para quem está entrando:

• Como será a recepção?

• Receberei as informações necessárias para executar meu trabalho?

• Quem vai me acompanhar nesse processo?

• Qual será a minha agenda?

• Conhecerei meu time em qual momento?

• Quando vou conhecer a história da empresa?

Essas são algumas perguntas que passam na cabeça de quem vai entrar.
Por isso, vale uma abordagem estratégica na construção de uma experiência de onboarding dos funcionários. 

Falando em onboarding, ele é esse período inicial de relacionamento com a sua empresa. Aqui neste texto o foco é nas contratações, mas saiba que também existe o onboarding de clientes e que ele é outro muito importante na sua estratégia. 

No caso da nova pessoa colaboradora, considere o seguinte: além de conhecer a história da empresa, processos e pessoas, é na integração que ela começa a construir vínculos e determinar como será o relacionamento com a sua empresa.

E é nesse momento que entra o kit de onboarding. Pensar na construção desse kit e materializá-lo em itens que traduzem significados importantes para a empresa ajudará a fortalecer esse relacionamento.

Mas o que levar em consideração na hora de construir um kit de onboarding? Quais os benefícios? Essas e outras dicas é o que vamos ver nesse post!

O que significa o kit de onboarding?

O kit de onboarding é o primeiro presente que a nova pessoa colaboradora recebe ao chegar na empresa.

É composto de vários itens que facilitam o dia a dia de trabalho, contudo, se for bem construído, pode significar acolhimento, pertencimento. 

Pensa comigo: Imagine que você irá receber um novo morador para a sua casa, alguém que irá ficar bastante tempo. Presenteá-lo com itens que serão funcionais no dia a dia e que traduzem um pouco da dinâmica da casa demonstra preocupação, cuidado e acolhimento.

Essa é apenas uma ilustração para traduzir o cuidado na construção de um kit de onboarding. Ele precisa estar atrelado à cultura da empresa, a jornada de onboarding e principalmente, precisa passar uma mensagem positiva e significativa para esse início.

Quais os benefícios de um bom kit de onboarding?

São muitos os benefícios ao construir um bom kit de onboarding. Os principais são:

Senso de pertencimento

Seja em ambientes remotos ou presenciais, o kit onboarding cria senso de pertencimento por meio de itens que vão acompanhar e facilitar o dia a dia.

Além disso, as mensagens diferentes e logos nos itens, reforçam para os colaboradores o pertencimento à empresa.

Até porque, muitos desses itens acompanham os colaboradores não só no dia a dia de trabalho, mas podem ser funcionais em outros locais e momentos da vida.

Reforço da cultura

Uma cultura forte está permeada em todos os processos e ações que envolvem pessoas.

Por meio do kit de onboarding ela se materializa através de diversos significados e auxilia na construção de uma marca empregadora forte.

Efetividade do processo seletivo

Aliada a uma estratégia de onboarding, o kit além de passar uma boa primeira impressão, pode reduzir o turnover dos primeiros meses.

É uma forma de conectar, guiar e demonstrar cuidado com os colaboradores.

Agora que conhecemos os benefícios de um bom kit onboarding, vamos pensar na construção dele.

Como construir um kit de boas-vindas?

Ao construir um kit onboarding, leve em conta a cultura da empresa. Por quê? 

Como já vimos, o onboarding também é um momento importante de disseminar a cultura da empresa e o kit de onboarding é uma excelente maneira de materializar isso. 

Mas como fazer isso? Respondendo essas 4 perguntas: 

• Como a missão, visão e valores se traduzem no dia a dia? 

• Que mensagem a empresa quer transmitir aos novos colaboradores? 

• Que elementos da cultura são essenciais para serem materializados?
• Que informações precisam chegar junto do kit de onboarding?

Tendo essas respostas em mente, o próximo passo é escolher itens que traduzem isso. Por exemplo: Se a empresa tem uma cultura descontraída, seria interessante que alguns itens transmitissem isso por meio de algo divertido, diferente.

Um outro exemplo: se um dos pilares da empresa é relacionado a cuidado, ter itens que representam isso, reforça a mensagem.

Após isso, realize um brainstorming com alguns colaboradores. Entenda o que pode ser comum de uso em todas as áreas da empresa e que faça diferença no dia a dia. Essa pesquisa pode ajudar a direcionar para itens que realmente serão utilizados.

Leve em conta também o formato de trabalho adotado pela empresa. Se é uma empresa que um dos elementos é o anywhere office, itens como pantufas, meias, descanso de pescoço, mochilas, podem ser interessantes.

Um último ponto é a definição das informações que precisam ir junto do kit. Por exemplo: código de conduta, benefícios ofertados, agenda da primeira semana, recado do time, entre outras informações importantes.

Definido isso, o próximo passo é a escolha dos fornecedores.

Como escolher a empresa para a produção dos materiais?

Depois de várias ideias, agora é a hora de definir o que realmente vai compor o kit de onboarding.

Para isso, separe entre 6-8 itens e inicie as cotações com os fornecedores.

Porém, antes de iniciar os orçamentos, tenha em mente as respostas às seguintes perguntas:

Qual o orçamento disponível para os kits?

Se você tiver um orçamento considerável, pode conseguir compor mais itens nos kits e até conseguir descontos adquirindo uma quantidade maior de peças,  mas se o seu orçamento for apertado, priorize menos itens e com mais qualidade;

Qual a tiragem mínima de itens dos fornecedores que estou escolhendo?

Alguns fornecedores têm tiragem mínima de até 1000 peças de um mesmo item. Se sua empresa não tem um alto volume de contratações, seria interessante optar por fornecedores que não possuam tiragem mínima ou que realizem vendas em menores quantidades;

Qual o prazo de entrega?

Alguns fornecedores executam a entrega em até 60 dias dependendo das peças. Se o intuito é algo mais ágil, opte por fornecedores locais ou acorde bem o prazo de entrega antes de fechar o contrato;

Se eu precisar repor itens daqui um tempo, o fornecedor é de fácil acesso?

Às vezes podemos escolher um item específico com algum fornecedor por questão de preço, mas na hora de alguma reposição, sofremos com um novo contato. Por isso, tente centralizar a maior quantidade de itens em um mesmo fornecedor para facilitar em um momento de reposição;

Vou disponibilizar esse novo kit a colaboradores que já estão na empresa?

Algumas empresas que ainda não tinham um kit de onboarding, realizam a entrega para os colaboradores atuais em alguma ação cultural, outras empresas que já possuíam kits de onboarding mas que reformularam recentemente, realizam a entrega dos novos itens adicionados aos colaboradores atuais;

Quantos itens vou adquirir numa primeira compra? Pretendo ter um estoque considerável para novas contratações?

Leve em conta o número de contratações no ano, e tente se possível, já garantir um bom estoque para elas;

Pretendo renovar o kit de quanto em quanto tempo?

É legal ao final de cada ano revisar a utilidade do kit, itens que podem ser mais utilizados, outros que podem ser adicionados ou revisados;

Quem vai montar e como distribuir?

É importante definir quem serão os responsáveis por montar esses kits. Além dos itens, terá alguma mensagem específica trazendo o significado das peças, boas vindas ou recado do time? 

Eles ficarão pré prontos?

Será disponibilizada a infraestrutura (notebooks, fones, monitores) também junto do kit? Preciso cotar fornecedores de caixas para isso?

Respondendo essas perguntas, você conseguirá escolher fornecedores que realmente serão apoio na construção dos kits.

Como construímos nosso kit de onboarding?

O kit de onboarding da Mobiliza foi construído em um momento que reformulamos toda a experiência do onboarding.
Havíamos acabado de adotar o modelo de remote first e todos os processos de pessoas foram reajustados para a nova realidade, inclusive os e-mails de boas-vindas.

Nosso orçamento era limitado, nossos colaboradores estavam espalhados pelo país e ainda estávamos em pandemia.

Com tudo isso em mente, pedimos ao Comitê de Encantamento (grupo de colaboradores responsáveis por ações relacionadas à felicidade), um brainstorming sobre itens funcionais da realidade do dia a dia dos mobilizadores.

Algumas premissas importantes para a definição do kit:

• Utilizar a identidade da Mobiliza;
• Inserir elementos da cultura;
• Orçamento limitado: itens funcionais e com qualidade;
• Facilidade em replicar as peças.

Com isso, os itens escolhidos foram:

• 1 moleskine;
• 3 adesivos com frases que representam a cultura Mobiliza;
• 1 caneca;
• 1 máscara
• 1 álcool gel
• 1 sacola 
• 1 caneta
• 1 camiseta

Tentamos centralizar os itens em poucos fornecedores e que atendessem os requisitos de qualidade e prazo de entrega.

O resultado foi esse:

Quando entregar o kit de onboarding?

A entrega do kit precisa estar muito conectada ao modelo de trabalho adotado pela empresa.

Em modelo remoto, seria interessante o envio do kit vir na semana que antecede o início de trabalho.

Essa é uma forma de conectar a nova pessoa colaboradora a empresa e construir aquela boa expectativa de acolhimento e pertencimento ao novo desafio.

Em modelos híbridos e presenciais, o envio também pode ser antes ou então, no primeiro dia, junto de uma recepção de boas vindas.

Lembre-se que a apresentação é muito importante. Então capriche nas embalagens, nos cartões. São pequenos gestos, mas que fazem muita diferença!

Conclusão

Como podemos ver, um kit onboarding pode representar muito mais que apenas a entrega de itens aos novos colaboradores.

Se for construído baseado em uma estratégia de onboarding e permeado a cultura da empresa, pode trazer um retorno muito positivo.

Espero que esse conteúdo tenha te ajudado na construção ou reconstrução dos kits de onboarding e deixo abaixo uma lista de itens que podem compor o kit para inspirar você!

Lista de sugestões de itens para kit de onboarding

Carta de boas-vindas

Mouse pad;

Fone de ouvido;

Mochila;

Sacochila;

Squeeze;

Caneca;

Agenda;

Caneta;

Camiseta.

Meia;

Moletom;

Manta;

Funko Pop;

Box com guloseimas;

Semente mágica;

Caneca mágica;

Chá ou café Personalizado;

Luminárias personalizadas;

Descanso de pescoço

Adesivos
Bottons

Chaveiros

Porta-copos

Kit de higiene contra a Covid com máscara e álcool em gel,

Carregadores Portáteis
Pen Drive

Planners 

Plantas

Livros

Porta retratos