O que faz o Departamento Pessoal? Entenda as rotinas e funções

O departamento pessoal, ou DP como também é conhecido, é um setor muito importante dentro de uma empresa. Pois como o nome já diz, está relacionado a gestão das pessoas que fazem parte da organização.

Esse departamento faz uma ponte entre a empresa e os colaboradores, principalmente sobre as partes trabalhistas. Isso porque, é o DP que é responsável pela parte administrativa e documental dos funcionários.

Cuidar de pessoas é um trabalho muito complexo e extremamente importante. Por isso, dentro das empresas a Gestão de Pessoas têm papel fundamental na vida, desenvolvimento e bem-estar dos colaboradores. 

Existem muitas tarefas e responsabilidades que envolvem a Gestão de Pessoas, por isso, algumas das suas principais divisões estão entre o que faz o Departamento Pessoal e o RH.

Se você achava que RH e DP são a mesma coisa, saiba que não é bem assim. Dentro das empresas, cada um desses departamentos têm funções e desempenhos específicos. 

Então, neste artigo veremos mais sobre essa diferença e o papel do Departamento Pessoal dentro de uma empresa, bem como suas principais funções. Boa leitura! 

O que é um departamento pessoal?

O Departamento Pessoal é um setor que faz parte de diversas empresas, é responsável pela gestão de pessoas. Dessa forma, é uma área especializada na administração de questões burocráticas relacionadas aos funcionários, como folha de pagamento, férias e etc.

De modo geral, o departamento pessoal cuida de assuntos relacionados aos colaboradores, e é uma área crucial na administração de uma empresa, pois lida com toda a parte legal de se ter um funcionário.

O que faz o departamento pessoal?

O Departamento Pessoal, ou DP, é parte essencial de qualquer organização, responsável por gerenciar e administrar todos os aspectos relacionados ao quadro de funcionários da empresa.

Esse setor lida com muitas tarefas burocráticas, como admissões e desligamentos, mas, para além disso, também desempenha um papel crucial na manutenção das relações entre a organização e seus colaboradores.

Mas é claro que o DP não age apenas no operacional de uma organização, o setor também oferece suporte estratégico à empresa. Isso porque, o DP detém informações relevantes sobre o quadro de funcionários. 

Com isso e com uma boa análise a respeito desses dados sobre os colaboradores, o setor pode contribuir para a tomada de decisões eficazes e auxiliar na criação de estratégias para melhorar o engajamento e o desempenho dos colaboradores. 

Diferença entre departamento pessoal e recursos humanos

Embora os termos “Departamento Pessoal” e “Recursos Humanos” sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles se referem a duas áreas distintas dentro de uma organização.

Enquanto o RH (Recursos Humanos) está voltado para as relações humanas e no desenvolvimento dos colaboradores, com atuações que incluem:

• Identificar necessidades de treinamento e criar programas para aprimorar as habilidades dos colaboradores;
• Recrutamento e Seleção: buscar candidatos adequados para preencher posições na empresa e coordenar os processos seletivos;
• Avaliar o ambiente de trabalho e adotar medidas para promover um ambiente saudável e produtivo;
• Definir políticas internas, valores e cultura organizacional.
• Lidar com conflitos e questões relacionadas a relações interpessoais no ambiente de trabalho;
• Alinhar a estratégia de recursos humanos com os objetivos gerais da empresa.

Já o que faz o Departamento Pessoal concentra-se principalmente nas tarefas administrativas relacionadas aos colaboradores. Com responsabilidades que costumam ser mais voltadas para o cumprimento das obrigações legais e regulatórias.

Essas atividades têm aspectos práticos em relação à gestão de pessoas e envolvem funções que veremos no tópico seguinte. Confira!

Funções e Responsabilidades do Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal cuida de diversas atividades relacionadas à gestão dos funcionários. Isso engloba a contratação até o desligamento. Assim como o processamento de documentos, contratos de trabalho, registros de ponto, folha de pagamento de salários e benefícios.

O que faz o Departamento Pessoal inclui a administração de benefícios, o controle da jornada dos funcionários, gestão de férias e licenças, bem como a mediação em relações trabalhistas para garantir um ambiente saudável e produtivo.

Processamento da Folha de Pagamento

Uma das tarefas essenciais do Departamento Pessoal é o processamento da folha de pagamento. Essa função envolve o cálculo dos salários dos funcionários, considerando horas de trabalho, benefícios, descontos e impostos. 

Por ser um processo complexo, requer precisão e conformidade com as leis trabalhistas e regulamentações fiscais. Portanto, são várias etapas para garantir que os colaboradores recebam sua remuneração de forma correta e pontual.

Para realizar essa tarefa é necessário coletar informações sobre as horas trabalhadas por cada funcionário, incluindo horas normais e horas extras. Considerando também, os benefícios como vales, bônus e adicionais.

Após a coleta de informações, são realizados os cálculos necessários para determinar os salários líquidos a serem pagos aos funcionários. Isso inclui, principalmente:

• Cálculo de Salários: baseado nas horas e dias trabalhados de acordo com o salário base de cada funcionário;
• Descontos e Deduções: São aplicados os descontos legais e os descontos voluntários, como imposto de renda, contribuição previdenciária, planos de saúde, por exemplo.

Com esse cálculo, chega-se ao valor do salário líquido que será pago ao colaborador. Assim, é gerada uma folha de pagamento individual, detalhando todos os cálculos, descontos e benefícios.

Gestão de Benefícios

Outra responsabilidade crucial é a gestão do pacote de benefícios oferecidos aos funcionários. O Departamento Pessoal administra vantagens como:

• planos de saúde; 
• seguros;
• alimentação;
• transporte;
• demais vales;
• e outras vantagens que a empresa proporciona. 

O DP tem a responsabilidade de certificar-se de que os benefícios sejam disponibilizados corretamente e em conformidade com as políticas internas e regulamentares.

Controle de Ponto e Jornada de Trabalho

O controle de ponto e jornada de trabalho é outra função que o Departamento Pessoal desempenha.

Esse processo envolve monitorar e registrar as horas trabalhadas por cada funcionário, garantindo que as normas de tempo e frequência sejam respeitadas. O controle de ponto abrange diversas atividades que auxiliam na gestão do tempo de trabalho dos colaboradores, como:

• Registro de Ponto;
• Horas Trabalhadas;
• Faltas e Atrasos;
• Horas Extras;
• Férias e Licenças.

Esse controle é uma tarefa crucial para garantir a conformidade com as leis trabalhistas e contribuir para uma relação transparente e justa entre a empresa e seus colaboradores.

Admissão e Demissão de Funcionários

A admissão e demissão de funcionários são processos fundamentais, pois têm impacto direto no quadro de colaboradores e na dinâmica organizacional. Essas duas funções envolvem procedimentos muito delicados.

Admissão de Funcionários envolve:

• Coleta de Documentos;
• Elaboração de Contratos;
• Exames admissionais;
• Registro em Sistemas: sistemas internos, folha de pagamento e controle de ponto;

Já a Demissão de Funcionários envolve:

• Preparação da Rescisão: valores como aviso prévio, férias proporcionais, 13º salário;
• Emissão de Documentos: termo de rescisão, a guia do FGTS e a solicitação de seguro-desemprego;
• Acompanhamento Legal;
• Entrevista de Desligamento;
• Encerramento nos Sistemas.

Controle e Atualização de Documentos

O Departamento Pessoal é responsável por guardar os registros relacionados aos colaboradores, além de manter e atualizar adequadamente documentos, como contratos, registros de férias e atestados médicos.

Por isso, é crucial manter organizado o acesso a informações. Mas também é papel do Departamento Pessoal garantir a segurança desses dados, por conter informações muito pessoais dos colaboradores. 

Garantia do cumprimento das exigências legais e trabalhistas

Outro papel muito importante do DP é assegurar que a empresa atenda a todas as exigências legais e trabalhistas. 

Dessa forma, isso envolve acompanhar regulamentos em constante mudança, fornecer informações ao governo conforme necessário, como o eSocial, por exemplo. 

Integração e Comunicação com os Funcionários

Além das tarefas administrativas e operacionais que mencionamos, o Departamento Pessoal desempenha um papel importante na integração de novos funcionários na cultura da empresa. 

Ao comunicar as políticas, procedimentos e valores da organização, o DP ajuda a garantir uma transição positiva para os novos colaboradores. O que pode impactar diretamente na retenção de talentos na empresa.

Relações Sindicais e Negociações Coletivas

Além de tudo já mencionado, o que o Departamento Pessoal faz, também envolve a interação entre a empresa e os sindicatos que representam os interesses dos trabalhadores. 

Essa função abrange a comunicação e colaboração com sindicatos até a negociação de acordos coletivos que afetam os termos e condições de trabalho dos funcionários.

Então, o que faz o Departamento Pessoal é essencial para um bom desempenho da organização. O DP tem parte fundamental nos resultados da empresa, e principalmente na conformidade com as leis.

Como organizar o departamento pessoal?

O DP tem muitas atribuições e por isso pode facilmente acabar muito desorganizado, prejudicando o desempenho do setor. Dessa forma, é preciso entender como organizar as atividades, e melhor, otimizá-las. Confira 4 passos para isso!

1 – Identifique as prioridades

A primeira coisa a se fazer, é entender quais são as suas prioridades. Para isso, faça uma lista da rotina do seu departamento, adicione todas as tarefas que são realizadas. Com essa relação você consegue visualizar melhor seus afazeres e o que é prioridade.

Assim, as suas demandas podem ser separadas por períodos, por exemplo, já que muitas atividades têm essa necessidade, como o fechamento de pontos e folhas de pagamento dos funcionários. Para isso, o que pode funcionar muito bem é a elaboração de um calendário anual.  

2 – Mapeie o seu processo

Agora que você já tem em mãos todas as suas atividades, use a lista do passo anterior para descrever o processo necessário para cumprir essas demandas. Isso vai facilitar a execução das tarefas no dia a dia. 

Um exemplo que podemos dar é na admissão: a criação de um passo a passo ou checklist da  documentação necessária, formulários a serem emitidos, prazo para enviar ao eSocial e qual o tempo necessário para concluir essa tarefa.

Assim é possível ter um setor mais organizado e ter uma documentação para avaliar se os processos estão seguindo os trâmites necessários. E é claro que isso pode sofrer alterações e melhorias conforme o tempo e a necessidade.

3 – Delegue as tarefas

É importante que essas tarefas do departamento pessoal sejam distribuídas entre as pessoas do setor. Isso também é importante pois muitas tarefas, hoje em dia, foram automatizadas através de ferramentas tecnológicas. E assim, torna-se necessária a redistribuição de funções.

4 – Faça indicadores de desempenho

O que não é medido não pode ser gerenciado. Com isso, para que os seus processos de departamento pessoal sejam realmente efetivos é preciso identificar pontos de melhoria. Para isso, aplicar indicadores de desempenho é o ideal. Alguns indicadores que você pode aderir:

Absenteísmo

O absenteísmo é a ausência prolongada e repetitiva dos funcionários. Esse indicador pode demonstrar o engajamento dos colaboradores. Ou seja, o excesso de faltas pode ser a falta de motivação e satisfação com o trabalho. 

Através disso, é necessário adotar estratégias direcionadas a fim de diminuir essa quantidade de faltas.

Hora extra vs hora trabalhada

Com esse indicador, é possível avaliar se os colaboradores estão cumprindo além da sua jornada de trabalho. Isso é importante para compreender se os trabalhadores estão sobrecarregados e se há necessidade de fazer novas admissões. Ou se o operacional da empresa está dentro das regras.

Satisfação do funcionário

A satisfação do funcionário é um indicador muito importante, pois impacta diretamente nos resultados da organização. Por isso, é necessário saber se os colaboradores estão felizes em sua empresa.

Através de uma pesquisa com o pessoal é possível identificar e definir as ações que podem ser tomadas para melhorar o índice de satisfação.

Índice de reclamações trabalhistas

Esse índice refere-se a processos judiciais, o que pode gerar grande dor de cabeça para a empresa, bem como grandes custos. 

Por isso, é um indicador muito importante e precisa de muita atenção para que ele esteja o mais baixo possível.

Conclusão

Assim como o RH, o departamento pessoal é um setor indispensável para a gestão de pessoas. Por isso, requer atenção e muita dedicação em seu gerenciamento, principalmente por lidar com muitos números e documentações extremamente importantes.

Portanto, ter uma boa estruturação e entendimento sobre o funcionamento desse setor é essencial. Assim, é possível manter o gerenciamento do pessoal mais organizado e otimizado, o que impacta toda a empresa, tornando-a mais eficiente. 

De modo geral, é importante conhecer as áreas de atuação do DP e a gestão de pessoas como um todo, que envolve essas tarefas administrativas, assim como as de gerenciamento de pessoal realizada pelo RH.

Que tal conhecer mais sobre a gestão de pessoas, suas funções e como todos esses setores organizacionais estão ligados para gerar resultados. Leia mais sobre a gestão de pessoas!