O que é e como organizar o processo de admissão de funcionário

O processo de admissão de funcionário é uma etapa que exige muita atenção, pois lida com documentos, dados e informações importantes e pessoais. Por isso, requer muito cuidado e um planejamento dos responsáveis.

Ter um processo de admissão de funcionários bem organizado é fundamental para evitar erros e fazer com que a entrada do novo colaborador seja tranquila e dentro do tempo esperado.

Isso porque, qualquer erro durante a admissão pode atrasar a contratação da pessoa candidata, que acarreta diversos prejuízos, como o aumento do custo dos processos, tempo do RH e atraso do início das atividades do novo colaborador.

O que é o processo de admissão?

A admissão de funcionários é o processo que se inicia após o recrutamento e seleção, quando um dos candidatos é escolhido pela empresa. Esse processo envolve várias etapas, desde a oferta de emprego até a integração ao novo ambiente de trabalho.

É nesse momento que o início da parceria entre a empresa e o talento é formalizada. Durante a admissão é realizada a assinatura do contrato de trabalho, a análise e coleta de documentos pessoais e profissionais, a realização de exames médicos e o onboarding.

Esse processo acontece para garantir que o novo funcionário e a empresa estejam alinhados em relação às expectativas, direitos e responsabilidades.

Quanto tempo dura o processo de admissão?

O tempo necessário para concluir o processo de admissão pode variar bastante, pois depende de vários fatores, como:

• a complexidade do cargo;
• a quantidade de candidatos;
• os procedimentos internos da empresa;
• as regulamentações locais. 

No entanto, em média, o processo de admissão de funcionário leva em torno de duas semanas — ou 14 dias. Mas, em algumas situações, pode se estender por mais tempo, especialmente se houver atrasos.

Documentos necessários para admissão do funcionário

A entrega de documentos é parte fundamental do processo de admissão. E pode ser bem complexo pelo volume de informações que os candidatos e a empresa precisam para formalizar essa relação. 

Esses são os documentos comumente solicitados para a admissão:

Documentos Pessoais:

• RG (Carteira de Identidade);
• CPF (Cadastro de Pessoa Física);
• Comprovante de Residência (conta de luz, água, etc.).

Documentos Profissionais:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Comprovante de Escolaridade (diploma, certificado, histórico escolar).

Documentos Relacionados a Benefícios (se aplicável):

• Certidão de Casamento (para inclusão de cônjuge em benefícios);
• Certidão de Nascimento dos Filhos (para inclusão de dependentes em benefícios);
• Carteira de Vacinação dos Filhos Menores de 7 Anos;
• Frequência Escolar dos Filhos Maiores de 7 Anos;
• Atestado de Invalidez dos Filhos (se aplicável).

Outros Documentos Obrigatórios:

• Exame Médico Admissional (pago pela empresa);
• Contrato de Trabalho (elaborado pela empresa e assinado por ambas as partes).

Principais etapas do processo de admissão

Cada etapa do processo de admissão é um passo planejado para garantir que o novo membro consiga se integrar à cultura da empresa e esteja pronto para desempenhar um papel valioso desde o primeiro dia.

Para chegar até esse momento, são necessárias algumas etapas. E aqui, separamos as fases que são necessárias para uma admissão eficiente.

1. Recrutamento

O recrutamento é a etapa inicial, o sucesso de uma admissão depende de um recrutamento eficiente. Então, nesta etapa a empresa faz a atração de candidatos por meio de diferentes canais, como sites de emprego, redes sociais e indicações. 

O objetivo é conseguir um bom número de talentos interessados na posição.

2. Triagem e seleção

O próximo passo, aqui, é a seleção. Depois de conseguir recrutar candidatos, é necessário triar os perfis que realmente tem potencial para assumir a vaga. 

Então, é necessário analisar os currículos e informações dos candidatos e selecionar aqueles que tem o perfil alinhado à empresa e com competências que se encaixam nos requisitos da vaga. Esses perfis vão para a próxima etapa.

3. Entrevista

Os candidatos selecionados pelo currículo são chamados para uma entrevista com os recrutadores. Essa é uma oportunidade para conhecer melhor os candidatos, avaliar suas habilidades e o fit deles com a cultura da empresa. Além de poder alinhar melhor expectativas e interesses entre as partes interessadas.

4. Escolha do candidato

Depois de analisar as hard e soft skills dos candidatos, alinhar as expectativas e comprovar a qualificação deles, é a hora de escolher quem irá assumir a vaga concorrida. 

Com a escolha feita, é preciso enviar formalmente uma proposta de emprego para a pessoa escolhida. E, se ela aceitar as condições, dá-se início a admissão.

5. Solicitação de documentos

Com o aceite da proposta, a empresa já pode solicitar os documentos necessários para a admissão, como RG, CPF e outros documentos pessoais, além de comprovantes de escolaridade e cursos, se necessário.

6. Verificação de documentos

Aqui, é basicamente a validação dos documentos apresentados pelo novo colaborador. São verificadas a autenticidade e validade dos dados. Isso é importante para garantir que a empresa cumpra todas as exigências legais.

7. Exame admissional

Com a entrega de documentos, também é necessário encaminhar a pessoa candidata para o exame médico admissional, que avalia sua saúde geral e aptidão para o trabalho. Esse exame é realizado para garantir a segurança do funcionário e de seus colegas.

8. Onboarding

Já nessa etapa, o novo colaborador é introduzido à empresa. O onboarding é a etapa da integração do funcionário à cultura organizacional, apresentação aos colegas de equipe, apresentação das políticas internas.

É uma fase fundamental para garantir que o novo funcionário esteja confortável em seu novo ambiente.

9. Treinamento

Dependendo do cargo, pode ser necessário fornecer treinamento específico para que o novo funcionário possa desempenhar suas funções. Isso pode incluir treinamento em softwares, procedimentos da empresa e outras habilidades relevantes.

Essas etapas citadas trabalham juntas para garantir que a admissão seja bem-sucedida e que o novo colaborador esteja preparado para começar suas atividades na empresa.

Quais os benefícios de ter um bom processo de admissão?

Um processo de admissão precisa ser eficiente, mas, além disso, oferecer uma boa experiência aos novos colaboradores. Na verdade, durante toda a jornada do candidato é importante ter esse cuidado.

Dessa forma, um bom processo de admissão não apenas facilita a entrada de novos funcionários, mas também tem um impacto direto no desempenho, satisfação e eficiência do time inteiro.

É um investimento que vale a pena para qualquer organização comprometida com a construção de uma equipe de sucesso. Por isso, um bom processo de admissão traz uma série de benefícios significativos. Aqui estão alguns deles:

Melhor Integração: um processo bem estruturado — do recrutamento até a admissão — facilita a integração dos novos colaboradores e torna a adaptação mais simples e rápida.

Retenção de Talentos: um processo de admissão sólido ajuda a aumentar as chances de retenção de funcionários, pois os novos colaboradores se sentirão valorizados desde o início.

Desempenho Melhorado: Funcionários que passaram por um processo de admissão bem estruturado têm uma compreensão clara das expectativas e responsabilidades de seus cargos. Isso leva a um desempenho mais consistente e de alta qualidade.

Criação de Confiança: Um processo de admissão de funcionário transparente constrói confiança entre a empresa e o novo funcionário. Isso ajuda a estabelecer um bom relacionamento.

Cumprimento Legal: uma admissão adequada garante que todos os requisitos legais sejam atendidos. Isso evita problemas futuros relacionados a questões trabalhistas e regulamentações.

Ambiente de Trabalho Positivo: novos colaboradores com boas experiências tendem a contribuir para um ambiente de trabalho mais saudável e colaborativo.

Atração de Talentos:  processos bem estabelecidos e organizados podem criar uma reputação positiva para a empresa, atraindo talentos de alta qualidade.

Como organizar o processo de admissão?

Na organização do processo de admissão de funcionário é fundamental garantir uma entrada tranquila e positiva dos novos funcionários na empresa. Para isso, separamos os principais passo a realizar nesse processo:

Planejamento do recrutamento e seleção

Antes mesmo de iniciar o processo de admissão, é importante planejar o recrutamento e a seleção com clareza. É preciso definir:

• as necessidades do cargo;
• os requisitos;
• as qualificações desejadas;
• as etapas necessárias;
• testes técnicos e comportamentais;
• modelo de entrevistas
• e critérios para classificação e desempates.

Isso ajuda a atrair e selecionar os candidatos certos desde o início, o que reflete em todo o processo de admissão e integração. Além da jornada do colaborador na empresa. 

Enviar feedbacks

O processo de contratação possui diversas etapas eliminatórias 

ou classificatórias. E entre essas etapas é fundamental oferecer feedbacks às pessoas candidatas, mesmo aquelas que não foram selecionadas.

Isso mostra o quanto seu processo é claro, além de demonstrar profissionalismo e consideração, independentemente do resultado.

Enviar a proposta de emprego

Assim que um candidato é escolhido, envie uma proposta de emprego detalhada. É importante fazer isso quanto antes, para não correr o risco de perdê-lo. 

Inclua informações sobre o cargo, salário, benefícios e outras informações relevantes. Isso ajuda a estabelecer expectativas claras desde o início.

Ter as etapas documentadas

Documente todas as etapas do processo, desde o recrutamento até o onboarding. Isso ajuda a criar um registro claro e a manter a consistência ao longo do tempo. Essa documentação também é útil para fins de conformidade e treinamentos no futuro.

Preparar um onboarding individual

Personalize o processo de onboarding para cada novo funcionário. Isso pode incluir a preparação de materiais de boas-vindas, uma agenda de integração adaptada às necessidades do funcionário. 

Também é interessante ter alguém que possa fazer um papel de auxiliar nesses primeiros momentos. Pois todos conhecem bem a sensação de ser alguém novo em um lugar que não conhece ninguém ainda. 

Isso pode ajudar a nova pessoa a integrar e se conectar mais facilmente com os colegas, além de tirar dúvidas com alguém que terá mais confiança.

Ter um roteiro das etapas

Tenha um roteiro das etapas. Como os processos e informações são muitos, se perder nesse meio é bem fácil. Dessa forma, crie um roteiro ou checklist de cada passo dos seus processos para garantir que nada se perderá e que tudo estará dentro dos conformes.

Manter a Comunicação Aberta

É interessante que o RH tenha uma comunicação aberta e constante desde o processo de seleção. E principalmente com o novo funcionário.

Muitas dúvidas e questionamentos podem surgir, então ter esse canal aberto é importante para fazê-lo sentir-se parte da empresa e acolhido.

Avaliar e Refinar o Processo

Após a admissão, avalie como foi o processo e identifique áreas que podem ser melhoradas. Busque um feedback do novo funcionário e da equipe de recursos humanos para fazer ajustes necessários.

Seguindo esses passos e criando um processo de admissão de funcionário organizado e bem estruturado, você estará construindo uma base sólida para uma integração bem-sucedida dos novos funcionários em sua empresa.

Assim, você garante boas experiências para os candidatos e novos colaboradores, além de fazer contratações mais aderentes à cultura e necessidades da empresa.

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