Processo de Recrutamento: O que é, como mensurar e melhorar?

Uma das etapas mais importantes de qualquer negócio, por incrível que pareça, não é a venda, não é a gestão financeira, muito menos o planejamento de marketing. O momento mais importante de uma empresa é o processo de recrutamento de talentos.

Afinal, é daí que resulta o capital humano, capaz de gerar as vendas, gerir as finanças e planejar o marketing. No entanto, muitos administradores deixam de fundar uma empresa verdadeiramente sólida por ignorarem esse princípio.

Por isso, o objetivo deste conteúdo é esclarecer o que é, por que essa etapa é vital para o sucesso de uma empresa e como melhorá-la. Acompanhe a leitura e confira tudo o que você deve saber para garantir a seleção dos profissionais mais competentes do mercado!

O que é recrutamento e seleção?

Recrutamento e seleção se trata do conjunto de métodos e práticas com a finalidade de atrair, selecionar e integrar profissionais ao quadro de funcionários de uma organização.

É triste que ainda muitas pessoas enxerguem esse procedimento apenas como um ritual necessário, porém burocrático, da gestão de recursos humanos de uma empresa. 

Por pensamentos assim é difícil construir uma cultura organizacional que pode transformar toda a economia da empresa.

Isso porque o processo de recrutamento, quando perfeitamente compreendido, é capaz de tornar qualquer empresa em uma campeã do seu nicho.

Afinal, como já mencionamos, o processo de recrutamento é a porta por onde entram todas as estrelas de uma empresa. Por isso, é indispensável cuidar dessa etapa com máxima atenção.

Qual a importância do processo de recrutamento?

Dissemos que o bom desenvolvimento de uma estratégia de recrutamento pode levar uma empresa ao topo do mercado. Mas como exatamente isso é possível?

Para compreender esse fato, antes é necessário descobrir como profissionais extraordinários encontram as empresas com as quais desejam trabalhar.

Por serem mais disputados, geralmente esses talentos têm mais alto valor no mercado. No entanto, esse valor não necessariamente tem a ver com salários exorbitantes. Na verdade, a maior e mais importante ambição de um ser humano não é dinheiro, mas sim a realização pessoal.

Portanto, somente um processo de recrutamento eficaz pode criar as condições para atrair os profissionais perfeitos para uma vaga.

Por outro lado, não dar a devida atenção ao planejamento de recrutamento e seleção e ao processo em si, pode custar muito caro. 

Além de consumir tempo e recursos com a contratação, uma empresa que seleciona mal seus funcionários costuma afetar todo seu clima organizacional, o que impacta no desempenho do negócio de modo geral.

A seguir, vamos entender como funciona esse processo e quais são os principais detalhes a que os recrutadores devem ter atenção.

Veja também: Conheça os prejuízos da contratação errada e como evitar!

Como funciona um processo de recrutamento e seleção?

Antes de tudo, uma organização deve estar bem estruturada para receber novos membros para compor o time de talentos. 

Embora a força de trabalho seja uma necessidade, é preciso garantir que o terreno esteja preparado. Então, só depois de entender quais as necessidades reais da empresa nesse momento, os líderes devem considerar a abertura e divulgação de novas vagas de trabalho.

Portanto, antes de começar a atrair candidatos, a empresa precisa ter uma cultura organizacional sólida, propósitos bem definidos e princípios claros. Isso é fundamental para acertar na escolha do profissional que melhor combina com a personalidade da empresa.

Planejamento das vagas e do processo seletivo

O planejamento da abertura de vagas e do processo seletivo deve contar com a participação dos principais líderes responsáveis pela contratação. Isso não inclui apenas o RH, mas o gestor imediato ao cargo e a equipe financeira. 

Dessa forma, a energia é concentrada nas prioridades, considerando os recursos disponíveis para a execução do recrutamento e as principais necessidades do cargo.

Com isso, o RH pode fazer o melhor trabalho possível no desenvolvimento das estratégias de seleção. 

O planejamento das vagas e do processo de contratação deve conter:

• descrição detalhada das necessidades da empresa e do setor;
• criação dos cargos e planos salariais (com plano de carreira, se aplicável);
• elaboração do profissional ideal;
• métodos de divulgação das oportunidades;
• seleção de tecnologias de automação;
• definição de metodologias e estratégias de avaliação dos candidatos;
• roteiro do processo de recrutamento;
• estimativa de prazos e organização do trabalho durante o processo.

Divulgação das oportunidades

Uma vez que o processo está bem delineado e todos os principais responsáveis concordaram com a abertura das vagas, chegou a hora de divulgá-las.

Esse é um momento muito importante porque a divulgação é uma etapa de exposição da empresa. Sendo assim, é preciso preservar a reputação da companhia, inclusive para qualificar o employer branding e atrair os profissionais mais qualificados.

Portanto, é necessário divulgar de maneira estratégica, considerando o perfil ideal de profissional desenvolvido na fase de planejamento.

Uma estratégia muito válida, mas que depende das necessidades da empresa, é manter um espaço “Trabalhe conosco” sempre atualizado no site corporativo.

Triagem de candidatos

Na fase de triagem, dependendo do tamanho da campanha de recrutamento, centenas de candidatos serão dispensados por não preencherem os pré-requisitos mínimos. 

Entre esses critérios, as hard skills devem ser consideradas como prioritárias, ou seja, as habilidades técnicas, fundamentais para qualificação ao cargo.

Caso a empresa esteja contando com uma plataforma de automação em recrutamento, essa etapa é simples e rápida.

O programa simplesmente vai selecionar na base de dados aqueles que mais se enquadram no perfil ideal. Então, é o momento de conhecer esses candidatos mais de perto.

Entrevista e seleção

Durante a fase de entrevistas, os recrutadores devem buscar oferecer o melhor ambiente aos candidatos. Caso contrário, eles podem ter dificuldade de se sentirem à vontade, o que prejudica uma avaliação atenta de suas personalidades. 

Desse modo, todos precisam compreender que, apesar de sério, o momento das entrevistas e das dinâmicas deve ser encarado com tranquilidade e descontração.  

Para isso, estratégias de rapport são bem-vindas, a fim de produzir um clima amistoso que permita aos candidatos revelarem quem realmente são. 

Isso é importante porque esse é o melhor momento para avaliar o fit cultural dos profissionais.

Onboarding e devolutivas

Se tudo ocorrer conforme o planejado, são grandes as chances de que a organização encontre exatamente o talento que estava procurando.

Então, feita a seleção, é o momento de dar ao novo colaborador as boas-vindas e acompanhá-lo em sua integração à organização. Mas isso não significa que o processo de recrutamento e seleção acabou.

Durante o onboarding do novo funcionário, todo cuidado é importante. É preciso ter em mente que talvez por alguns dias ele permaneça em adaptação. Assim, lançar mão de estratégias para deixá-lo confortável é uma boa ideia. 

Quanto aos demais candidatos, inclusive os do processo de triagem, é merecida uma devolutiva por e-mail agradecendo a participação no processo seletivo e explicando de modo geral por que não foram selecionados. 

Além de respeitoso, um esclarecimento pode ser suficiente para qualificar mais profissionais ao mercado. Sem contar que isso é mais um ponto positivo para o employer branding da sua empresa.

Debriefing do processo de recrutamento

Finalmente, e tão importante quando cada etapa do processo, é fundamental realizar o debriefing para esclarecer o que deu e o que não deu certo.

Portanto, os recrutadores e demais participantes da seleção devem fazer uma reunião para avaliar os resultados do recrutamento de modo a otimizar planejamentos futuros. 

Alguns fatores importantes para você medir durante o debriefing são:

• conformidade do processo com o que foi planejamento;
• tempo médio de fechamento de vagas;
• período de rampagem do novo funcionário (quanto tempo ele levou para se adaptar);
• custo de contratação;
• atuação dos recrutadores;
• origem dos candidatos (qual canal de divulgação os atraiu), entre outros.

Como podemos notar, o processo de recrutamento tem muitos detalhes importantíssimos que merecem consideração.

Mas, apesar de trabalhoso, uma execução bem feita reduz custos de contratação e atrai profissionais acima da média. Assim, no longo prazo, o sucesso é que paga a disposição.

Quais métricas aplicar ao processo de recrutamento?

Você já entendeu como funciona todo o processo de recrutamento, não é? Mas além disso é muito importante saber se o processo de recrutamento está indo bem. Pois além da qualidade do trabalho exercido pelos profissionais contratados, a empresa também precisa avaliar outros aspectos.

Entretanto, podem surgir dúvidas sobre o que e como medir. Mas antes, você sabe….

… por que mensurar o processo de recrutamento?

O respeitado consultor administrativo Edward Deming afirma que “o que não se mede, não se gerencia”.

Essa frase traz uma grande verdade para qualquer metodologia corporativa, ou algo que se deseja melhorar.

A princípio, podemos afirmar que sem obter dados claros sobre os processos, fica difícil identificar gargalos e promover as mudanças adequadas.

Ou seja, a fim de contratar melhor, sua empresa deve aplicar indicadores sobre o recrutamento e seleção de talentos. Dessa maneira, é possível identificar problemas, assim como estabelecer estratégias para resolvê-los.

Quais métricas acompanhar no processo de recrutamento?

Entenda quais indicadores você pode atribuir às seleções da sua empresa, independentemente do porte ou do nicho de atuação.

Custo de contratação

Todo processo seletivo gera gastos para a empresa, por envolver os aspectos a seguir:

• horas do RH dedicadas à tarefa;
• participação de headhunters;
• contratação de softwares;
• anúncios em sites de emprego pagos;
• implementação de testes e dinâmicas.

O RH precisa acompanhar esses custos. Da mesma forma, reduzi-los ao máximo quando possível, porém sem afetar a qualidade do processo.

Portanto, a partir do acompanhamento dos valores, o departamento pode calcular o custo médio de contratação.

Para isso, a fórmula usada é a seguinte: divisão do total gasto pelo número de vagas preenchidas.

Tempo médio de contratação

Uma vaga que permanece muito tempo em aberto afeta o fluxo de tarefas e sobrecarrega a equipe. Também pode ser indicador de condições abaixo do mercado, além da dificuldade para encontrar profissionais qualificados. 

Por isso, o tempo médio necessário para o recrutamento e seleção deve ser acompanhado. Para o cálculo, divida o período gasto para a contratação pelo número de pessoas contratadas.

Funil de contratação

Uma empresa recebe um grande número de currículos após o anúncio de uma vaga. No entanto, é importante entender o fluxo de um perfil até a contratação.

Para essas aplicações, o funil torna-se um eficiente indicador. Dessa forma, uma vez implementado, ele começa a agir desde a triagem dos currículos. Além disso, mostra o percentual de perfis aprovados em cada etapa.

Em conclusão, a avaliação desse caminho percorrido esclarece questões, por exemplo, fases que precisam ser melhor elaboradas, ou o uso de ferramentas mais eficazes.

Turnover em contratações recentes

Uma taxa de rotatividade alta entre funcionários contratados há pouco tempo (até 3 meses) indica falhas no processo seletivo.

Podem ser problemas de engajamento, ou de identificação com a cultura organizacional. Além disso, alguns profissionais sentem dificuldade de se ambientar com os colegas ou com o ritmo de trabalho. 

De qualquer forma, é provável que a permanência do profissional na empresa mostre a qualidade da seleção de candidatos.

Se na sua organização, muitas pessoas saem já nos primeiros meses, é provável que o processo de recrutamento precise ser revisto.

E para a sua equipe, quais são as maiores dificuldades do processo de recrutamento? Além da demora, alto custo e rotatividade elevada, algumas questões são próprias do negócio. Por isso, avalie qual indicador a mais aplicar para trabalhar o que é importante na sua empresa.

4 formas de melhorar o processo de recrutamento

O processo de recrutamento em uma empresa é muito importante, pois ele garante que a escolha de colaboradores seja mais acertada. 

Efetivamente, a composição da equipe é o que viabiliza os resultados da organização e evita prejuízos com funções não cumpridas e a necessidade de uma nova seleção.

Por esse motivo, adotar alguns cuidados para otimizar a etapa é um ótimo caminho para ganhar tempo e selecionar apenas as pessoas que ofereçam boas contribuições para a empresa.

1. Tenha clareza dos requisitos para a vaga

Para encontrar o funcionário ideal, é imprescindível conhecer bem a vaga ofertada, as funções e as responsabilidades. Dessa maneira, é possível traçar o perfil para preenchê-la e adotar critérios mais coerentes com o as habilidades necessárias para o cargo.

Assim, você fará um anúncio mais objetivo e evitará candidaturas de pessoas que não se enquadram. Para otimizar o processo, certifique-se de incluir todas as informações ao divulgar a vaga e de selecionar os canais adequados ao público que você pretende alcançar.

2. Humanize o processo de recrutamento

Durante o trabalho de recrutamento, é importante manter o respeito e a cordialidade com todas as pessoas, mostrando uma postura solícita. Com efeito, a humanização mostra os valores da sua empresa e desperta o interesse das pessoas que podem enriquecer a equipe.

Do mesmo modo, isso impacta na etapa de seleção, afinal, para conhecer melhor os candidatos, deixá-los à vontade faz com que demonstrem as suas características. Assim, o entrevistador terá mais insumos para analisar a compatibilidade.

Portanto, se a intenção é obter mais informações durante a entrevista, é melhor manter um tom de conversa e não de interrogatório. O mesmo vale para etapas em grupo, caso essa seja uma escolha da empresa.

3. Invista em ferramentas que organizam o processo de recrutamento

Encontrar novos talentos é algo que demanda tempo e muito esforço da equipe de RH. Por isso, ter ferramentas que otimizam esse trabalho ajuda a filtrar as pessoas e só direciona para o atendimento humano aqueles que realmente preenchem os requisitos. Uma boa alternativa é ter um software específico que permita:

• padronizar as etapas;
• armazenar os dados organizadamente;
• personalizar o recrutamento;
• divulgar as vagas nos melhores canais.

Como resultado, a seleção fica mais precisa e o RH ganha tempo para se dedicar a outras atividades essenciais.

4. Observe as características comportamentais

Aliás, você sabia que desde o recrutamento é possível conhecer as características comportamentais dos candidatos? Alguns pequenos testes revelam padrões nas respostas que indicam o perfil.

No entanto, vale reforçar que isso precisa ser feito com respeito e sem expor o talento a constrangimentos. Na candidatura, é possível acrescentar perguntas simples e objetivas que proporcionam boas informações.

Portanto, o processo de recrutamento é uma importante etapa para montar a equipe de uma empresa e deve ser realizada de maneira cuidadosa. 

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