Home office: dicas de como implementar o trabalho remoto

Antes da pandemia do coronavírus, que teve início em 2020, o home office não era uma realidade para os brasileiros. Foi só depois desse momento de necessidade – buscando preservar a integridade física de seus funcionários — que as organizações adotaram temporariamente esse sistema de trabalho.

Durante a pandemia, essa medida foi extremamente importante para o combate ao COVID-19, pois impediu aglomerações no ambiente de trabalho. Além de evitar  o deslocamento do empregado até a empresa, tornando possível o isolamento social, sem encerrar as atividades do negócio.

A partir daí, muitas empresas começaram a implementar o home office de forma definitiva, que consiste, basicamente, no trabalho remoto, que é executado à distância.

No entanto, para que o home office de fato funcione na sua organização, é necessário estabelecer uma política clara e consistente, onde todas as questões acerca desse modelo de trabalho sejam definidas e acordadas entre as partes envolvidas. 

7 dicas de como aplicar a cultura home office na sua empresa

O home office saiu de uma necessidade e virou uma estratégia das empresas. Lá no início da pandemia grande parte dos empresários foram pegos de surpresa e iniciaram o home office às pressas, sem nenhuma estrutura ou tempo para planejar isso.

Nesse contexto, selecionamos 7 dicas de como implementar o trabalho remoto nas organizações. Confira, abaixo!

Analise o cenário

Em primeiro lugar, é preciso atentar-se à estrutura tecnológica que será oferecida ao colaborador, tanto em relação aos equipamentos apropriados quanto ao acesso à internet em sua residência.

É obrigação das empresas e dos gestores analisarem a viabilidade do home office para todos os seus empregados, mapeando e traçando soluções para as possíveis dificuldades que surgirem pelo caminho.

Elabore uma política de home office

Após isso, é imprescindível a elaboração de uma política de home office que seja o mais detalhada possível. De acordo com a legislação, o trabalho remoto — chamado de  “teletrabalho” — deve ser registrado em um aditivo ao contrato de trabalho.

Nesse aditivo, deverá constar os direitos e os deveres da empresa e do funcionário, assim como quem se responsabilizará pelos custos oriundos da infraestrutura (energia elétrica e internet) e dos equipamentos tecnológicos (computador, headphones, etc).

Defina os canais de comunicação

Junto a equipe, é preciso formular a melhor estratégia de comunicação, visando a escolha de um canal que atenda a todas as necessidades requeridas pelo tipo de trabalho desempenhado pela organização.

Há diversas opções já conhecidas e normalmente utilizadas nas empresas, como o Skype e o próprio Whatsapp. Entretanto, redes sociais corporativas e intranets também podem ser boas alternativas.

Estabeleça horários fixos

É importante que a rotina de trabalho seja mantida, ainda que ele esteja sendo desempenhado em outro local. Além disso, o home office se trata de um modelo de trabalho, então as condições de emprego— juridicamente falando — são as mesmas.

Portanto, é necessário que as medidas de controle de horário sejam mantidas e, felizmente, existem ferramentas de auxílio, como alguns programas e aplicativos que funcionam como uma espécie de “ponto virtual”. 

Utilize ferramentas de gerenciamento

Gerir uma equipe já não é uma tarefa simples, e à distância se torna um desafio ainda maior. Dessa forma, recorrer a softwares de gestão, como o Trello e o Runrun it, é uma excelente escolha, pois são ferramentas gratuitas e de simples utilização.

Através delas, é possível repassar as tarefas aos funcionários, monitorar o desenvolvimento delas e, ainda, avaliar o resultado. Tudo isso de maneira ordenada e clara para todos os usuários.

Estabeleça metas

Traçar metas em prol de um objetivo maior é primordial para estimular os funcionários e manter a produtividade em alta. Então, independente de qual for esse objetivo, é válido salientar a importância de atingi-lo e orientar o caminho a ser seguido.

Obviamente, é necessário acompanhar de perto o cumprimento dessas metas, mas sempre com cautela, para evitar o microgerenciamento. Pois — em grande parte dos casos — os efeitos da cobrança excessiva tendem a ser mais prejudiciais do que benéficos.

Faça reuniões

Por fim, fazer reuniões diárias e breves, no início e no fim do expediente, é uma ótima maneira de encurtar a distância e trazer o clima organizacional para o ambiente individual de cada colaborador.

Caso essa frequência não seja possível, é recomendado que se faça, no mínimo, semanalmente, para que a troca seja feita no tempo certo, sem que informações importantes se percam em meio a outras.

Dicas para funcionários: como fazer home office

Para que o trabalho remoto seja produtivo, é necessário que haja não somente o esforço coletivo, mas também a responsabilidade individual de cada um dos colaboradores que integram o time.

O home office ainda é um sistema de trabalho relativamente novo e, com isso, nem todos se habituam a ele com facilidade. Mas, por outro lado, há maneiras viáveis de torná-lo funcional mais rapidamente e, com isso, fazer com que o trabalho flua melhor.

Ambiente 

O local de trabalho influencia diretamente no desempenho, portanto, é recomendado que o ambiente em que o home office será instalado seja fixo. Ou seja, nada de sentar em qualquer lugar com o notebook no colo. 

Se for possível reservar um cômodo inteiro da casa para este fim, melhor. Caso contrário, um canto específico já é suficiente.

Ademais, organização é fundamental. Portanto, ter um gaveteiro, estante ou até mesmo prateleiras de apoio para colocar os materiais utilizados é indispensável, além de se tratar de objetos simples de providenciar. 

Conforto

Também é necessário atentar-se ao conforto, especialmente devido às horas sentado em frente ao computador. Portanto, uma cadeira confortável é essencial, assim como estar em um ambiente arejado e iluminado, que têm impacto no corpo e na mente.

Porém, nenhum desses fatores dispensa intervalos a cada 2 horas, no máximo, para esticar as pernas e espairecer a mente. A saúde vem sempre em primeiro lugar.

Foco

É primordial conter distrações para que seja possível focar totalmente no trabalho que está sendo desempenhado. Fatores já citados, como um ambiente privado e confortável, auxiliam bastante nessa questão. Entretanto, há outras medidas que contribuem muito para impedir a desatenção.

Ter consigo tudo o que pode precisar utilizar é uma delas, desde papéis, canetas, pen drives, carregadores e objetos do gênero, até água, biscoito, balas e lanches rápidos em geral. Assim, você evita levantar fora dos horários de intervalo e desenvolve suas tarefas sem interrupções.

Vantagens e desvantagens do home office para empresa e colaboradores

Tudo tem seu lado positivo e negativo, por isso, conforme você viu como implementar e estruturar um home office, veja quais são as vantagens e desvantagens em inserir esse modelo de trabalho na sua empresa. 

Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Conseguir equilibrar a vida profissional e pessoal é uma circunstância bem individual nesse caso, pois pode ser mais fácil para uns que para outros. 

Mas como benefício, através do trabalho remoto, como não é necessário se deslocar até o escritório, é possível fazer todas as refeições com a família, por exemplo. Além disso, fica mais fácil se vestir da forma que quiser.

É possível também aproveitar o tempo  – que geralmente é necessário para se deslocar de casa ao escritório – que sobra para se dedicar a algum hobby.

Aumento da produtividade

Os principais fatores para esse benefício foram a eliminação dos deslocamentos entre casa e escritório e a diminuição das reuniões presenciais e longas. Além, claro, da comodidade de estar em casa, pode proporcionar mais conforto para focar e desempenhar melhor suas atividades.

Queda da taxa de turnover

Você já deve saber que colaboradores satisfeitos produzem mais e melhor, não é? Pois bem, nessas circunstância, as chances de gerarem melhores resultados é maior, logo as chances de desligamentos diminuem.

Com menos pessoas entrando e saindo da empresa, a taxa de turnover é reduzida e o ambiente de trabalho melhora, dando mais segurança e satisfação aos colaboradores. 

Dessa forma, a empresa terá mais produtividade e menos gastos com admissão e demissão. Além disso, a retenção de talentos ajuda a fortalecer a imagem da marca empregadora, tornando- se referência no mercado.

Redução de custos

Com o home office a empresa economiza bastante com a infraestrutura e materiais de escritório, pois não precisa manter uma sede. Além de outros diversos gastos necessários quando se tem um escritório físico. 

Flexibilidade

Uma das vantagens mais significativas do trabalho remoto é a flexibilidade de poder exercer suas atividades em qualquer local. Isso porque, chamamos de home office, mas na verdade é trabalho remoto – home office é o espaço usado como escritório em casa.

Isso quer dizer que, nessa modalidade, o colaborador pode trabalhar em uma cafeteria ou nos coworkings, por exemplo. Mais do que isso, a flexibilidade vai além do espaço, e também abrange os horários a serem cumpridos pelos profissionais.

Incentivo ao uso da tecnologia

A eficiência na atuação a distância depende diretamente das ferramentas utilizadas. Por isso é importante voltar-se para a gestão do tempo, organização, definição de prioridades, comunicação entre os membros da equipe e mais.

Contudo, existem algumas desvantagens em implementar o home office, veja aqui quais são elas

Distrações

Acreditamos que esse seja um dos maiores desafios de quem trabalha de forma remota, especialmente se o profissional ficar em casa. Com a família, TV, redes sociais e até o barulho das coisas que podem ter ao redor podem levar tirar a concentração. 

Nesse caso, é importante entender o que está causando as distrações de procurar soluções para amenizar essa situação. Por conta disso, algumas empresas têm pensado bastante em investir no melhor do presencial e do remoto, fazendo o modelo híbrido se tornar uma tendência.

Sentimento de solidão

Outro ponto negativo de trabalhar longe dos colegas de trabalho é a sensação de solidão. Ficar longe dos colegas leva a um isolamento natural e que pode ser bem prejudicial para a saúde mental de algumas pessoas. Por isso, é importante tentar o equilíbrio.

Perda do equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Como mencionado anteriormente, essa situação pode ser muito fácil para algumas pessoas, mas para outras fica muito complicado equilibrar esses momentos, o que pode acabar gerando a síndrome de burnout em alguns colaboradores.

É importante que o RH e a gestão estejam atentos quanto a isso, monitorem o tempo que os colaboradores passam na frente do computador trabalhando. Cuidar da saúde dos seus colaboradores é extremamente importante.

Essas foram as nossas dicas, tanto para as empresas quanto para os funcionários, de como trabalhar remotamente de uma maneira produtiva e eficiente. Além das vantagens e desvantagens de implementar esse modelo na sua empresa.

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