Gestão do ponto: o que é e como otimizá-la no RH?

A gestão do ponto é um processo que facilita e torna mais segura a relação entre empresa e colaborador. Ao ser feita com o uso da tecnologia, o controle de ponto é ainda mais efetivo, ágil e seguro.

Mais do que apenas controlar os horários dos funcionários, essa rotina fornece dados muito importantes para a estratégia da empresa, auxiliando na tomada de decisões mais acertadas, com base em dados.

Para entender mais sobre esse importante processo, neste artigo, o Tangerino – controle de ponto digital traz informações sobre a importância da gestão do ponto, como ela é tratada na legislação, além de suas vantagens. Confira! 

Entenda o que é a gestão do ponto e sua importância

A gestão do ponto é um processo fundamental para as empresas, que auxilia o departamento de RH no monitoramento e controle dos horários de entrada, saída e intervalo dos funcionários.

Mais do que apenas controlar os funcionários, uma gestão de ponto bem feita, com bons sistemas que usam a tecnologia no processo, entrega para o RH dados estratégicos que auxiliam na tomada de decisão.

Essa rotina mostra desde a produtividade dos funcionários, taxa de absenteísmo e até mesmo um pouco da cultura organizacional daquela empresa.

Além disso, o controle de ponto permite o correto pagamento dos salários e benefícios dos funcionários, além de resguardar a empresa em caso de acionamentos na justiça trabalhista.

Como a gestão do ponto é tratada na legislação?

De acordo com a Lei da Liberdade Econômica (Lei nº 13.874 de 20 de setembro de 2019), as empresas que têm 20 trabalhadores ou mais são obrigadas a realizar o registro de ponto.

Para aquelas com menos funcionários, a adoção do ponto é facultativa, mas possui tanta importância como para aquelas cujo registro é obrigatório.

Até o final de 2021, as portarias 1510 e 373 regularizavam, respectivamente, o Registrador Eletrônico de Ponto – REP e os controles de ponto alternativos.

Porém, em 8 de novembro de 2021, foi publicada pelo Governo Federal a Portaria 671, que traz novas disposições sobre a legislação trabalhista, inclusive sobre o controle de ponto eletrônico, substituindo as duas portarias anteriores.

Assim, a Portaria 671 estabelece três formatos de controle de jornada de trabalho, sendo:

1. manual;
2. mecânico;
3. eletrônico.

Ela também define uma nova classificação dos sistemas de registro de pontos eletrônicos:

• Registro Eletrônico de Ponto Convencional: REP-C
• Registro Eletrônico de Ponto Alternativo: REP-A
• Relógio Eletrônico de Ponto em Programa: REP-P 

Assim, as empresas devem cumprir as regras disponíveis na portaria, incluindo aspectos sobre o local em que deve ser instalado o sistema de ponto, regras para conferência pela fiscalização, informações técnicas do aparelho, dentre outros.

Conheça as etapas da gestão do ponto

A realização da gestão do ponto pode variar de empresa para empresa, dependendo do formato escolhido, do número de funcionários, rotinas do RH, dentre outros fatores.

Mas existem algumas etapas que podem ser consideradas básicas, ou seja, praticamente todas as empresas que realizam esse controle deverão passar por elas.

Controle ou marcação do ponto

Nessa etapa é quando os funcionários realizam, de fato, o registro do seu ponto, deixando à disposição do RH seus horários de entrada e saída e intervalos.

Com os registros de pontos, a empresa consegue realizar uma série de outras ações que impactam no dia a dia de trabalho, tai como:

• gerir as escalas de trabalho para saber quais e quantos funcionários estarão disponíveis em determinado dia ou período;
• avaliar como os funcionários estão praticando horas extras, se em excesso, por exemplo;
• gerenciar o banco de horas e horas extras para, se necessário, solicitar que um colaborador que esteja com um banco extenso tire alguns dias de folga para zerar esse saldo, dentre outas possibilidades.

Existem alguns tipos e formatos de controle de ponto que são permitidos pela legislação, como o manual e o digital. 

Dependendo do formato escolhido pela empresa, o RH poderá ter mais ou menos trabalho operacional nas próximas etapas.

Tratamento e análise dos registros de ponto

Após a marcação do ponto, é o momento do Departamento Pessoal, que faz parte do setor de RH, receber, analisar e tratar as informações recebidas. Assim, nesta etapa, é verificado:

• se há erros nas marcações de ponto;
• se algum funcionário deixou de registrar o seu ponto;
• se todos os atestados necessários foram apresentados;
• se há faltas e atrasos;
• e toda e qualquer informação necessária para o cálculo correto da folha de ponto e folha de pagamento.

É com essas informações, inclusive, que a gestão consegue acessar dados mais estratégicos, como, por exemplo, a produtividade e os hábitos dos colaboradores para tomada de decisões importantes.

Cálculo das horas que foram trabalhadas

Na terceira etapa é o momento de realizar, de fato, a apuração e os cálculos dos registros realizados, para saber, dentre outras informações, se o funcionário receberá algum desconto no salário devido a uma falta injustificada, por exemplo.

Aqui faz toda a diferença o formato de ponto utilizado pela empresa. Isso porque, caso ela conte com um sistema manual, o seu processo de cálculo também será manual, o que demandará mais tempo.

Caso opte por uma solução de ponto digital, o software já oferece um sistema que calcula tudo de forma automática, considerando as diversas variáveis possíveis, como horas extras ou um adicional noturno. 

Fechamento da folha de ponto

Por fim, é feito o fechamento da folha de ponto, cujas informações são encaminhadas para que o RH realize o fechamento da folha de pagamento.

Ela culminará no recebimento do salário pelo colaborador com os devidos acréscimos e descontos, que ficarão detalhados no contracheque ou holerite.

Veja as principais vantagens de realizar a gestão do ponto por meio da tecnologia

Agora, que você já sabe tudo sobre como funciona a gestão do ponto, veja abaixo algumas das vantagens de se contar com um sistema de controle de ponto digital: 

2. É respaldado pela legislação

Já foi mostrado que o controle de ponto é respaldado na legislação trabalhista, o que garante mais segurança e tranquilidade para a empresa.

2. Apresenta redução de custos para a empresa

Existem dois pontos que podem ser apresentados nesse sentido. O primeiro deles é que o controle de ponto digital reduz os custos por entregar, de forma ágil e segura, informações da gestão de pessoas que auxiliam na tomada de decisões estratégicas.

Apresentando dados confiáveis sobre excesso de formação de banco de horas, por exemplo, que podem indicar falta de gestão de tempo, e tendo acesso a esses dados organizados, o RH consegue, junto à direção, tomar decisões acertadas que evitam aumento de custos.

Além disso, realizar a gestão do ponto de forma digital é mais seguro e evita fraudes, o que impede que a empresa tenha custos com 

Dois aspectos dessa vantagem podem ser citados com possíveis processos trabalhistas devido à falta de pagamentos ou direitos dos trabalhadores.

3. Aumenta a transparência do processo para ambas as partes

Com uma solução digital de ponto, o funcionário tem acesso, por meio de um aplicativo, a todo o histórico de seu registro de ponto, pode acessar sempre que precisar a jornada de trabalho.

4. Garante praticidade e agilidade no ato do registro

Uma das vantagens do controle de ponto digital é permitir que até mesmo a gestão de ponto de funcionários em serviços externos ou de colaboradores que estejam atuando em home office possa ser feita.

Para aqueles que atuam externamente, como, por exemplo, instaladores de TV a cabo ou entregadores, o sistema permite o uso do recurso de geolocalização, que mostra o horário e o local onde foi feito o registro, permitindo uma gestão mais precisa. 

5. É seguro e evita fraudes na marcação de ponto

Uma das demandas que fez surgir o controle de ponto digital foi a necessidade de a gestão do ponto ser mais segura e evitar fraudes e adulterações na marcação e na apuração dos dados pelo RH.

Assim, além das informações serem enviadas diretamente para o RH, ambas as partes podem acessar os dados e, caso haja alguma inconsistência ou dúvida, é possível que sejam apurados os fatos.

6. Auxilia na otimização da rotina do RH

Foi a tecnologia que possibilitou de vez o surgimento do RH estratégico, mais alinhado às decisões da empresa e com um papel para além dos serviços operacionais e burocráticos pelos quais o setor era conhecido. 

Basicamente, o RH estratégico toma suas decisões com base em dados, de forma assertiva e sem achismos. 

E poder contar com o controle de ponto digital, que fornece informações reais  e que podem ser consultadas por categorias, além da emissão de relatórios, torna ainda mais comum essa realidade do setor. 

Conseguiu entender a importância da gestão do ponto, tanto para a empresa como para o colaborador? Esse é um processo que torna a relação trabalhista ainda mais saudável, baseada na transparência e segurança.